Activa tipsar: ”Så lyckas du implementera ditt socialfondsprojekt”

Publicerad 08:00

Stiftelsen Activa har drivit många socialfondsprojekt som lyckats väl med sin implementering. Lars Rickardt, enhetschef och Emelie Andersson, projektledare ger sina bästa tips för god implementering.

Activa är en stiftelse som bildades 1989, stiftarna är Region Örebro län samt Örebro kommun. Deras främsta uppdrag är att ge stöd till människor som på grund av funktionsnedsättning och/eller psykisk ohälsa står utanför arbetsmarknaden.

Vad innebär implementering för er?

– Implementering för oss innebär att hela, eller delar av det projektet utvecklat fortsätter att leva kvar efter projekttidens slut. Det kan handla om ny eller förändrad samverkan, metoder, rutiner eller arbetssätt. Det kan även innebära att inrätta nya tjänster eller förändringar i befintliga tjänster.

Vad är nyckeln för bra implementering?

– Det viktigaste är att jobba aktivt med implementeringsarbete under alla faser. Börja redan i fasen med projektansökan, ha målsättningen att det som visar sig fungera bra ska kunna bestå. Projektansökan bör förankras hos personer med mandat att fatta beslut. Ställ krav på parterna som väljer att vara en del av projektet att ta ansvar för implementeringsfrågor (i den mån de har mandat och annars ska de ansvara för att ta frågorna vidare inom organisationen).

– Olika typer av implementeringsfrågor kräver olika mycket tid. Men det måste finnas en god förankring i alla led – från strategisk nivå, ibland flera olika strategiska nivåer, till operativ nivå. Implementeringsarbetet måste bygga på befintliga behov som projektparterna har och som parterna själva vill ha en förändring på. Tänk på att börja med implementeringsarbetet i god tid. I bästa fall kan implementeringen ske redan innan projektettiden är slut, då finns goda förutsättningar att säkerställa att implementeringen sker på ett hållbart sätt.

Det viktigaste är att jobba aktivt med implementeringsarbete under alla faser. Börja redan i fasen med projektansökan, ha målsättningen att det som visar sig fungera bra ska kunna bestå.

Hur får ni med alla parter i implementeringsarbetet?

– När implementeringen bygger på befintliga problem som projektparterna själva upplever, så finns engagemanget för implementeringsfrågorna naturligt. Vi vågar också ställa krav redan i samband med projektansökan och skriver tydliga avsiktsförklaringar om att parterna är ålagda att ta ansvar för implementeringsfrågor.

Vad bör en implementeringsplan innehålla?

– Det beror på vad som ska implementeras. Utred hur implementeringen ska ske och vad som krävs på strategisk respektive operativ nivå. Analysera ifall projektet har rätt parter knutna till sig. Är hela styrgruppen berörda av implementeringsfrågan? Behöver ytterligare någon part kopplas på för att möjliggöra implementeringen? Activa har goda erfarenheter av att bilda en särskild implementeringsgrupp för att driva vidare arbetet kring implementering. Säkerställ att roller så som samordning och även kostnader övertas.

Vår upplevelse är att ”osynliga arbetsuppgifter” ofta har viktiga funktioner. Om detta inte tas över i implementeringen så kan konceptet fallera och det kan vara svårt att utreda orsaken i efterhand. 

Vår upplevelse är att ”osynliga arbetsuppgifter” ofta har viktiga funktioner. Om detta inte tas över i implementeringen så kan konceptet fallera och det kan vara svårt att utreda orsaken i efterhand. Säkerställ att arbetsuppgifter inte blir personbundna, de bör vara funktionsbundna. Det finns annars en risk att viktig kunskap riskerar att försvinna ifall en personal slutar. Dokumentation av förändrade arbetsuppgifter, struktur för samverkan etcetera är därför nödvändig.

Hur väver man in implementering i en ansökan till Europeiska socialfonden?

– I projekt måste det finnas utrymme för att testa och våga pröva nytt, allt blir inte bra och ska inte implementeras och det är också en viktig lärandeprocess. Men vår erfarenhet är att det är fördelaktigt att redan i projektskrivarfasen ha en tanke om att projektet inte ska vara en punktinsats. Målsättningen måste vara att det som fungerar bra ska kunna bestå. Därför måste projektmedlen används på ett klokt sätt. För oss är utgångspunkten att det måste finnas en hållbar planering för hur eventuella behov av finansiering ska ske efter projekttiden. Detta för att inte bygga upp en verksamhet som är beroende av projektmedel för att kunna bestå.