Handledning – Så fyller du i ansökan om stöd

Beskriv det problem som projektet vill lösa.

För att er problemanalys ska bli fullständig behöver ni visa hur de horisontella principerna har beaktats. Det innebär att ni ska analysera ert problem utifrån perspektiv jämställdhet, tillgänglighet och icke-diskriminering. I ert projekt kan utmaningar utifrån en av de horisontella principerna vara mer framträdande, utifrån exempelvis projektets målgrupp eller inriktning, men ni ska visa hur ni har beaktat samtliga perspektiv i er problemanalys. När ni besvarar frågan kan det vara bra att tänka på för vem eller vilka som ni vill lösa problemet, beroende på om problemet återfinns på en individ-, organisations- eller strukturnivå.

Beskriv de huvudsakliga orsakerna till problemet.

Tänk på att orsakerna till problemet kan finnas på såväl individ-, organisations- eller strukturnivå. En del orsaker kan finnas utanför projektets påverkansmöjligheter. Tydliggör här vilka orsaker som projektet kommer att arbeta med och vilka som ligger utanför projektets avgränsning.

Beskriv konsekvenserna av problemet.

Tänk på att när ni beskriver konsekvenserna av problemet är det viktigt att ni utgår från det problem och de orsaker ni tidigare beskrivit.

Beskriv vilka tidigare insatser som gjorts för att hantera eller lösa problemet

Tänk på att om ni har hämtat inspiration till er ansökan från andra ska ni beskriva detta. Förklara på vilket sätt ni tagit lärdom av tidigare insatser på området. Det kan exempelvis handla om tidigare forskning och rapporter eller lärdomar från insatser som ni eller andra har genomfört.

Beskriv projektets målgrupp. Beskriv om och hur målgruppen har varit involverad i framtagandet av projektidén. Beskriv hur projektansökan ligger i linje med deras behov.

När ni beskriver målgruppen och dess förutsättningar ska ni göra detta utifrån de horisontella principerna jämställdhet, tillgänglighet och icke-diskriminering. Målgruppens behov kan vara tydligare kopplad till någon av de horisontella principerna men ni behöver ändå beakta samtliga perspektiv när ni beskriver målgruppen och dess förutsättningar. Tänk på att de behov som ni beskriver här bör ha en koppling till de orsaker och konsekvenser som ni tidigare presenterat.

Beskriv projektets aktörer. Beskriv hur dessa aktörer har varit involverade i framtagandet av projektidén. Beskriv hur projektansökan ligger i linje med deras behov.

Ett socialfondsprojekt kan bestå av flera olika aktörer. Nedan finns en beskrivning av de roller som kan ingå i ett socialfondsprojekt: • Stödsökande är den aktör som kommer att äga, samordna och ansvara för att genomföra projektet. Det är även denna aktör som kommer att ha kontakt med Svenska ESF-rådet för att till exempel ansöka om utbetalningar och ändringar. Denna aktör måste uppfylla de villkor som framgår av beslutet om stöd.

En samverkanspart är en aktör som en stödsökande avser att samverka med i ett så kallat samverkansprojekt och som tar direkt del av stödet. Samverkansparter ska på samma sätt som stödsökande uppfylla de villkor som framgår av beslutet om stöd. Samverkansprojekt får endast bedrivas om de är förenliga med lag (2016:1145) om offentlig upphandling (LoU) och regelverket om statligt stöd.

Medfinansiären är en aktör som, förutom Socialfonden, bidrar till att finansiera ett projekt. Medfinansiering kan ske i följande former: – Kontanta medel – Tillförande av resurser i projektet – Ersättning till deltagare. En medfinansiär kan vara en offentlig eller en privat aktör.

En deltagande aktör har anställda som ska delta i kompetensutvecklingsinsatser. Den tid som deltagaren lägger ner i projektet för kompetensutveckling kan vara medfinansiering i projekt. Deltagande aktörer kan endast få kompetensutvecklingsinsatser.

En samarbetspart är en aktör som stödsökande avser att samarbeta med på olika sätt i projektet. Det kan till exempel vara en kommun som vill delta i projektet utan att vara stödmottagare. Tänk på att de behov som ni beskriver här bör ha en koppling till de orsaker och konsekvenser som ni tidigare presenterat.

Beskriv vad projektet ska uppnå. Sätt projektmål utifrån de problem som ni identifierat i avsnittet problemformulering. Beskriv på vilket sätt projektmålen svarar mot utlysningens förväntade resultat.

Tänk på att målen kan vara både på individ- och organisationsnivå beroende på vad som framkommit i er problemanalys. Glöm inte bort att de projektmål som ni formulerar ska utgå från de horisontella principerna jämställdhet, tillgänglighet och icke-diskriminering och vara kopplade till er tidigare problemformulering.

Beskriv hur ni planerar att följa upp projektet. Ange de indikatorer ni kommer att använda för att mäta projektmålen.

Tänk på att olika utlysningar ställer olika krav på uppföljning och utvärderingsbarhet. Var noga med att kontrollera vad som gäller. Ange i er beskrivning hur ni planerar att följa upp era mål. Ange såväl kvantitativa som kvalitativa indikatorer (minst en indikator per mål).

Beskriv hur projektet ska utvärderas.

Här ska ni beskriva vilka resurser som finns avsatta för utvärderingen samt för återföring av utvärderingens resultat. Ni ska beskriva hur utvärderingen och dess resultat ska användas och hur den bidrar till genomförandet av projektet samt hur den bidrar till att stärka utvecklingsarbetet i de deltagande organisationerna.

Beskriv vilka som är mottagare av projektets tänkta resultat.

Tänk på att när ni beskriver hur projektets resultat kommer att tillvaratas, ska ni peka ut relevanta mottagare och hur dessa varit involverade i projektansökan. Där det är lämpligt ska ni även redogöra för hur en implementering kommer att genomföras.

Beskriv de metoder eller tillvägagångssätt som projektet kommer att använda för att lösa det problem som ni identifierat i avsnittet Problemformulering, samt möta de projektmål som ni formulerat i avsnittet Projektmål.

Här ska ni beskriva, utifrån valda metoder och tillvägagångssätt, vilka kopplingar som finns till forskning, utredningar och/eller tidigare erfarenheter. Ni ska beskriva vilket stöd som finns för att hävda att metod och tillvägagångssätt kommer att bidra till att uppfylla projektets mål. Ni ska även beskriva hur valda metoder och tillvägagångssätt förhåller sig till perspektiven jämställdhet, tillgänglighet och icke-diskriminering. I de fall utlysningen tillåter, och projektet ämnar utveckla en ny metod eller modell ska ni beskriva projektets tänkta process för att utforska och undersöka potentiella lösningar kopplade till tidigare presenterad problemformulering. I avsnittet ska det framgå hur ni planerar att pröva den tänkta metoden eller modellen på projektets avsedda målgrupp. Här ska ni även beskriva eventuella kopplingar till andra EU-fonder, exempelvis Europeiska regionala utvecklingsfonden, Asyl-, migrations- och integrationsfonden och Fonden för ett rättvis omställning.

Beskriv de huvudsakliga aktiviteter som projektet ska genomföra och hur dessa förväntas bidra till att uppfylla projektets angivna mål.

Tänk på att de aktiviteter som beskrivs här är de huvudsakliga aktiviteterna i projektet. Det kan exempelvis vara aktiviteter direkt riktade till deltagarna, samverkansaktiviteter eller aktiviteter riktade till projektets personal. Det är viktigt att angivna aktiviteter har bäring på projektets uppsatta mål.

Beskriv de aktiviteter som behöver genomföras i projektets inledande fas för att starta upp och rigga projektet.

Tänk på att detta INTE innefattar aktiviteter så som fördjupad problemformulering, förtydligande av projektmål och annat som är krav enligt Svenska ESF-rådets urvalskriterier. Tänkbara aktiviteter i den inledande fasen kan exempelvis vara att:

• förbereda deltagargrupper
• rekrytera projektfunktioner
• upphandla extern kompetens
• rigga de administrativa rutinerna, exempelvis tidredovisning för personal och deltagare
• planera genomförandet av aktiviteter
• rigga uppföljning av projektmålen,
• färdigställa lokaler där projektet ska bedrivas.

Beskriv deltagarnas planerade väg genom projektet.

Här ska ni övergripande beskriva de olika moment som en deltagare kommer att genomgå från start till avslut i projektet. Ni ska visa hur valda metoder och tillvägagångssätt bidrar till att stärka deltagarnas situation och hur det påverkar uppfyllandet av projektets mål. I kompetensutvecklingsprojekt riktade till anställda ska ni beskriva hur många timmar ni uppskattar att deltagarna kommer att delta i kompetensutveckling. I projekt som riktar sig till arbetslösa deltagare ska ni beskriva deltagarnas planerade närvarograd och hur ni avser att arbeta med exempelvis gruppintag.

Om ni avser att arbeta transnationellt i projektet, beskriv hur det arbetet ska genomföras

Tänk på att formerna för det transnationella samarbetet i projekt kan variera från studiebesök, kunskapsutbyte och jobb-skuggning till gemensamma utvecklingsprojekt. Här ska ni beskriva mervärdet av det transnationella samarbetet utifrån projektets uppsatta mål och metoder och tillvägagångssätt.

Beskriv vilka kompetenser som krävs för att arbeta med vald metod och tillvägagångssätt.

I detta fält handlar det inte om att beskriva samtliga funktioner/ roller i projektet då detta görs i budgeten. Här ska ni istället svara på om ni ser att valda metoder och tillvägagångssätt kommer att kräva kompetensutveckling av personal i projektet som arbetar direkt med deltagarna. Kompetensutvecklingen av personal ska syfta till att stärka deltagarna. Här kan ni också beskriva om ni är i behov av någon specialistkompetens för att arbeta med valda metoder och tillvägagångssätt.

Beskriv hur ni säkerställer att det finns personal i projektet vid projektstart och vilka åtgärder som kommer vidtas om det uppstår svårigheter kopplat till detta.

Utifrån tidigare erfarenheter kan Svenska ESF-rådet konstatera att svårigheter att rekrytera projektpersonal är något som stödsökande behöver reflektera kring och ha en plan för hur det ska hanteras om den situationen skulle uppstå.

Beskriv hur kostnaden per deltagare är motiverad utifrån presenterad problemformulering, projektmål samt metod och tillvägagångssätt.

Tänk på att beskriva varför presenterad kostnad är berättigad utifrån er problemformulering, era projektmål och valda metoder och tillvägagångssätt. Försök där det är möjligt att jämföra kostnaderna för projektet med ordinarie verksamhet.

Beskriv eventuella åtgärder om projektet får svårigheter att nå planerad medfinansiering.

Utifrån tidigare erfarenheter kan Svenska ESF-rådet konstatera att svårigheter att nå planerad medfinansiering är något som stödsökande behöver reflektera kring samt formulera en plan för hur det ska hanteras om situationen skulle uppstå.

Har annan finansiering i form av offentligt stöd/ EU-stöd, utöver det som redovisas i denna ansökan, mottagits eller kommer att mottas för detta projekts ansökta kostnader?

Svenska ESF-rådet kan inte finansiera kostnader som redan har finansierats av annan offentlig aktör

Har stödsökande och någon eller några av stödmottagarna i detta projekt, vilken/ vilka bedriver en ekonomisk verksamhet, mottagit statsstöd i enlighet med artiklarna 107-109 i EUF-fördraget eller stöd av mindre betydelse under innevarande och de två närmast föregående beskattningsåren?

Om ni mottagit statsstöd enligt ovan ska ni även ange vilket stöd som mottagits och hur mycket.

Stöd av mindre betydelse (Belopp)

Här ska ni ange det belopp som finns på Intyg om stöd av mindre betydelse och försäkran om att inget annat försumbart stöd mottagits för samma projekt.

Beskriv kortfattat era rutiner kring redovisning och rapportering av ert projekt.

Relevanta upplysningar gällande redovisning och rapportering kan vara följande:

• Avstämningsrutiner – Beskriv hur ni säkerställer att endast kostnader som avser projektverksamheten redovisas till Svenska ESF-rådet i ansökan om utbetalning.
• Betalningsrutiner – Svenska ESF-rådet ersätter upparbetade kostnader i projektet i efterhand. Beskriv hur ni säkerställer att kostnader som redovisas i ansökan om utbetalning är betalade vid ansökningstillfället.
• Tidrapportering för personal och deltagare – Beskriv era rutiner för personal och deltagares tidrapportering samt rapportering till SCB. Beskriv hur ni säkerställer att endast projektrelevant tid redovisas på projektet.
• Attestrutiner – Beskriv organisationens rutiner för attestering av fakturor som är hänförliga till projektverksamheten.

Beskriv vilken extern personal som krävs för att genomföra projektet.

Tänk på att ni beskriver om projektet ämnar få stöd med exempelvis redovisning, projektledning eller insatser riktade mot målgruppen från extern part. För att en kostnad ska vara stödberättigad ska den konkurrensutsättas.

Beskriv hur ni kommer att konkurrensutsätta externa kostnader.

Ni kan exempelvis i detta avsnitt hänvisa/ bifoga eventuell upphandlingspolicy och beskriva hur er process ser ut för att köpa in externa resurser (tjänster och produkter).

Beskriv er ekonomiska förmåga.

Tänk på att Svenska ESF-rådet ersätter projektets upparbetade kostnader i efterhand. Här ska ni beskriva ekonomiska förmåga att ligga ute med pengarna tills dess att stödet betalas ut samt att ni finansiellt klarar av om Svenska ESF-rådet inte godkänner kostnader som redovisats i ansökan om utbetalning.

Beskriv vilken typ av intäkter som projektet kommer att generera.

Det är viktigt att alla intäkter som uppstår i projektet redovisas. Som intäkter räknas inkomster från exempelvis försäljning, uthyrning, tjänster, anmälningsavgifter, med mera. Även lönebidrag för projektpersonal ska redovisas som en intäkt i projektet.

Har moms inkluderats i de faktiska kostnaderna i budget (gäller ej projekt med 40%-modellen)?

Tänk på att när ni planerar er budget inkludera momsen om det är en kostnad. Svenska ESF-rådet kan inte justera detta efter att ansökan om stöd är inkommen till myndigheten.

Beskriv hur projektansökan är förankrad hos stödsökande och hos övriga aktörer som medverkar i projektansökan.

Här ska ni beskriva hur ni säkerställt att projektansökan är känd för relevanta delar inom de organisationer som planerar att medverka. Tänk på att beskriva hur ni säkerställt att relevanta funktioner och roller inom organisationerna kommer att involveras vid ett eventuellt beviljande.

Beskriv hur projektets styrgrupp kommer att sättas samman. Beskriv hur styrgruppens aktörer är relevanta för att tillvarata projektets intressen och resultat.

Tänk på att de personer som ingår i projektets styrgrupp behöver ha mandat att påverka såväl sin egen organisation som projektets styrning. Beskriv på vilket sätt tänkta personer uppfyller ovanstående. Beskriv även hur dessa personer är relevanta för att tillvarata projektets intressen och resultat.

Sammanfattning på svenska.

Sammanfattningen ska innehålla en kortare beskrivning av er problemformulering, era projektmål samt valda metoder och tillvägagångssätt. Sammanfattningen kommer att publiceras för att synliggöra ert projekt i Svenska ESF-rådets Projektbank.